Actualizaciones del producto

Los colaboradores ahora cuentan con la posibilidad de plasmar su firma autógrafa seleccionando la ubicación precisa dentro del documento. Adicionalmente, el sistema permite almacenar la firma para agilizar su reutilización en procesos futuros.

A partir de ahora, es posible personalizar el Call to Action (CTA) dentro de los pasos personalizados para ciudadanos. Esta mejora te permite redirigir a los usuarios hacia sistemas externos si el flujo del trámite lo requiere. Para aprender a implementar esta configuración, te invitamos a consultar el siguiente video explicativo.

Dentro del apartado de secuencias en Urbem, ahora se puede asignar un folio al caso de la secuencia. Esta funcionalidad facilita que todos los trámites vinculados a dicha secuencia compartan un identificador interno único. Descubre los pasos para su configuración en este video.

Aunque la dirección de la oficina (punto de contacto) se define durante la configuración del trámite, ahora cuentas con la flexibilidad de ocultar esta información si no es relevante para la vista pública del ciudadano.

Se ha habilitado la función para que los colaboradores agenden citas virtuales a los ciudadanos. Con esta actualización, ahora es posible gestionar citas tanto presenciales como en línea directamente desde la plataforma. Descubre los pasos para habilitar esta configuración en tus trámites.

A pesar de contar con requisitos condicionales, existen situaciones particulares que demandan documentación extra para continuar un trámite. Con esta nueva funcionalidad, ya es posible gestionar estas peticiones; a continuación, te mostramos cómo habilitar el envío de requisitos adicionales directamente al ciudadano.

Al generarse un rechazo de documentos en un caso, el colaborador recibirá una copia del correo electrónico enviado al ciudadano. Esta funcionalidad permite que el equipo cuente con un respaldo administrativo de los requerimientos de información solicitados automáticamente por el sistema.

Ahora es posible determinar si un trámite dentro de una secuencia debe ser iniciado por un colaborador. Esta característica optimiza el seguimiento de procesos internos en los que una dependencia debe dar el primer paso para dar continuidad a una serie de trámites vinculados. Aprende los detalles para su implementación en el siguiente video.

Ahora en Urbem, puedes configurar un nuevo tipo de requisito llamado "Galería". Esta funcionalidad permite a los usuarios adjuntar múltiples imágenes o documentos relacionados dentro de un solo requisito.Consulta el video adjunto para aprender a configurarlo y empezar a utilizar esta nueva opción en tus trámites.

Ahora, todos los correos electrónicos dirigidos al ciudadano incorporan una sección que facilita el acceso a la Ayuda. Los mensajes enviados por el ciudadano a través de este enlace se registrarán en el caso correspondiente y generarán las notificaciones necesarias para que puedas responder sus consultas.

Ahora es posible configurar requisitos condicionales dentro de un trámite. Esto permite que:

• Se evalúen datos capturados en formularios de pasos anteriores
• El sistema determine automáticamente si un requisito debe solicitarse o no
• Se personalice el flujo según la información proporcionada por el ciudadano

Esto habilita experiencias más inteligentes y dinámicas, evitando solicitar información innecesaria y adaptando el trámite a cada caso.

La configuración de requisitos ahora está dividida en etapas, lo que permite:

• Organizar mejor los requisitos dentro del flujo del trámite
• Tener mayor control sobre cuándo se solicitan
• Facilitar la configuración para colaboradores
• Reducir errores de implementación

Esta mejora hace que la construcción de servicios complejos sea más clara, ordenada y escalable.

Ahora los formularios internos de colaborador pueden configurarse como recurrentes. Esto permite que:

• Un colaborador pueda completar el mismo formulario múltiples veces
• Cada iteración se guarde de manera independiente
• Se mantenga historial estructurado de cada registro

Ideal para inspecciones, visitas técnicas, validaciones periódicas o cualquier actividad repetitiva dentro del mismo caso.

Se incorpora un nuevo tipo de configuración de paso: "Opcional". Características:

• El paso permanece oculto para el ciudadano
• El colaborador decide manualmente si se habilita o no
• Puede activarse según cómo evolucione el caso

Esto permite flujos más dinámicos y adaptativos sin necesidad de rediseñar el trámite completo.

Rediseñamos el perfil del caso para hacerlo más claro y accionable:

• Mayor claridad sobre el paso actual del proceso
• Mejor visibilidad de la actividad reciente del caso
• El call to action del paso activo es más visible y prioritario

El objetivo es reducir fricción y facilitar que ciudadanos y colaboradores sepan exactamente qué sigue.

Rediseñamos el perfil público del servicio cuando el tipo seleccionado es Convocatoria, especialmente pensado para convocatorias públicas. Novedades:

• Diseño más claro y atractivo para procesos abiertos al público
• Mejor jerarquía visual en la información clave
• Posibilidad de agregar una imagen destacada en la parte superior del perfil
• Presentación más alineada con llamados formales a participar

Este rediseño mejora la comunicación institucional y hace que las convocatorias sean más visibles, claras y profesionales.

Ahora es posible configurar más de un paso de formulario dentro de un mismo trámite en Urbem. Esto permite dividir la información a recabar en distintos momentos del proceso, organizando mejor los datos y adaptando el flujo según las necesidades del servicio. Con esta mejora, los trámites pueden estructurarse de manera más clara, flexible y escalonada.

Urbem ahora permite agregar formularios específicos para colaboradores dentro del flujo del trámite. Además de los formularios que llena el ciudadano, las áreas internas pueden capturar información adicional como parte de sus propios pasos, incluso consultando los documentos previamente subidos por el ciudadano. Esto facilita la validación, reduce reprocesos y mejora la coordinación interna.

Ahora los pasos de un trámite pueden configurarse con una fecha absoluta específica, además de las fechas relativas que ya existían (por ejemplo, 5 días hábiles). También es posible incluir una hora exacta en las fechas relativas, brindando mayor precisión en la definición de vencimientos y tiempos de atención. Esta mejora permite una gestión más puntual y controlada de los procesos.

Ahora en Urbem puedes integrar la ventanilla de trámites directamente en la página web de tu organización. Desde la Configuración de dominio, es posible definir un enlace autorizado para que la ventanilla se muestre a través de un iframe dentro de tu sitio institucional. Esto permite ofrecer a los ciudadanos una experiencia más fluida, manteniéndolos siempre dentro de tu página, sin redirecciones externas.

URBEM ahora permite crear documentos sencillos desde cero, ya sea desde la sección de documentos o al configurar un paso del trámite. Estos se pueden adjuntar como resultado final de un trámite para que se generen y envíen automáticamente al ciudadano, facilitando la creación de documentos claros, ordenados y reutilizables.

Urbem mejora la experiencia de acceso a la Cuenta Ciudadana al evolucionar el canal de comunicación: el enlace de inicio de sesión ahora se enviará principalmente vía WhatsApp, con un refuerzo adicional por correo electrónico. Esta mejora garantiza mayor tasa de apertura, comunicación más clara y un acceso más rápido y confiable para los ciudadanos.